Ein Vorbereitungsturnier ist für viele Volleyballteams die beste Gelegenheit, sich vor der Saison unter Wettkampfbedingungen einzuspielen, neue Aufstellungen auszuprobieren oder Neuzugänge ins Team zu integrieren. Damit das Turnier nicht im Chaos versinkt, sondern zu einem sportlichen Highlight wird, braucht es eine gute Organisation.

Egal ob Jugend-, Damen-, Herren- oder Mixed-Turnier – mit der folgenden Checkliste bist du bestens vorbereitet.

Checkliste für ein gelungenes Vorbereitungsturnier

1. Turnierplanung und Organisation

1.1 Grundlegende Entscheidungen

  • Termin festlegen: Berücksichtige Ferienzeiten und andere Turniere.
  • Halle reservieren: Frühzeitig klären, ob die Halle an allen Tagen verfügbar ist.
  • Turnierformat bestimmen: Damen, Herren, Mixed – oder eine Kombination?
  • Leistungsklassen definieren:
    • Hobby: Für Freizeitspieler und Anfänger:innen
    • Mittelklasse: Bezirks- und Landesliga
    • Leistungsstark: Verbandsliga und höher
  • Anzahl der Teams: Je nach Hallengröße realistisch planen.
  • Anmeldegebühren festlegen: Decken die Kosten für Schiedsrichter:innen, Material, Verpflegung und eines Überschusses für die Vereinskasse.

1.2 Anmeldung & Kommunikation

  • Online-Anmeldung bereitstellen (z. B. Google Forms oder Vereinswebsite).
  • Teilnehmendenliste aktuell halten.
  • Regelmäßige Updates per E-Mail oder Social Media.
  • Bestätigung der Anmeldung & Zahlungsmodalitäten kommunizieren.
  • Kontaktperson angeben: Für Rückfragen erreichbar sein.

2. Übernachtungsmöglichkeiten

Falls Teams eine Unterkunft benötigen:

  • Übernachtung in der Halle
    • Muss mit dem Hallenbetreibenden geklärt werden.
    • Schlafsäcke, Isomatten und sanitäre Einrichtungen berücksichtigen.
  • Zeltmöglichkeiten
    • Falls ein Außengelände zur Verfügung steht.
    • Wetterbericht prüfen!
  • Hotels & Hostels in der Nähe
    • Eine Liste mit empfohlenen Unterkünften bereitstellen.
    • Gruppentarife anfragen.

3. Spielbetrieb organisieren

Geeignete Turniermodi

  • Jeder gegen jeden: Ideal für kleinere Gruppen.
  • Gruppenphase mit K.-o.-System: Für große Teilnehmerzahlen mit Finale.
  • Schweizer System: Teams mit ähnlicher Leistung spielen gegeneinander.
  • Spiele auf Zeit: Falls die Hallenzeiten begrenzt sind, auf Zeit statt auf Sätze spielen.
  •  Schiedsgerichte einteilen: Selbst pfeifen oder externe Schiris einladen. Hierfür ggf. einen Schiedsrichter-Lehrgang ansetzen lassen. Das sorgt für eine Win-Win Situation: Eure Spiele werden qualifiziert geleitet, neue Schiedsrichter:innen werden ausgebildet und und ihr/ andere Teilnehmende am Turnier können die Pausen als Team nutzen.
  •  Zeitplan aufstellen: Beginn, Pausen, Finale, Siegerehrung.
  •  Notfallplan bei Verspätungen oder Ausfällen erstellen.

4. Verpflegung: Essen & Trinken

4.1 Was sollte angeboten werden?

  • Frühstück: Für Übernachtungsgäste (Brötchen, Kaffee, Tee, Obst).
  • Mittagessen: Nudelgerichte, Wraps oder belegte Brötchen.
  • Snacks & Getränke: Wasser, isotonische Getränke, Obst, Müsliriegel.
  • Vegetarische & vegane Optionen berücksichtigen.
  •  Wasser bereitstellen: Kisten oder Spender.

4.2 Organisation der Verpflegung

  • Lokale Bäckereien oder Caterer anfragen.
  • Vereinsmitglieder für den Verkauf einteilen.
  • Eigenes Geschirr & Becher fördern, um Müll zu vermeiden.
  •  Teamzonen ausweisen: Umkleiden, Pausenbereich, ggf. Bänke am Spielfeld.

5. Materialien & Ausstattung

5.1 Sportliche Ausrüstung

  • Bälle: Genügend Spiel- und Ersatzbälle bereithalten.
  • Netzanlagen: Zustand prüfen und Ersatzteile bereithalten.
  • Pfeifen & Anschreibbögen für die Spielleitung.

5.2 Sonstige Materialien

  • Punktetafeln
  • Turnierpläne & Zeitpläne gut sichtbar aushängen
  • Lautsprecher & Mikrofon für Durchsagen
  • Kabeltrommel
  • Gaffa (!), Kabelbinder

6. Medizinische Versorgung & Sicherheit

  • Erste-Hilfe-Koffer auffüllen
  • Genügend Verbandsmaterial & Pflaster bereithalten
  • Coolpacks & Eis für Verstauchungen und Prellungen
  • Sanitäter oder Arzt anfragen, falls möglich
  • Hallenordnung & Notausgänge kommunizieren

7. Preise & Erinnerungen

  •  Urkunden, Medaillen oder Pokale vorbereiten.
  •  Kleine Goodies für alle Teams (z. B. Müsliriegel, Aufkleber, Duschgel).
  •  Fotos/Videos planen: zur Dokumentation und für Social Media.
  •  Ergebnisse online veröffentlichen (optional live streamen).
  •  

8. Wichtige Tipps & Fazit

  • Frühzeitig Teams einladen – viele planen ihre Saisonvorbereitung früh!
  • Helfer- und Schiedsrichterplanung nicht vergessen.
  • Für Stimmung sorgen: Musik, Moderation, evtl. eine kleine Tombola.
  • Nachhaltigkeit beachten: Müllvermeidung durch wiederverwendbares Geschirr.
  •  Finanzen abschließen: Einnahmen vs. Ausgaben prüfen.
  •  Dankeschön an Helfer:innen & Teams verschicken.
  •  Lessons Learned notieren für das nächste Turnier.
  • Feedback einholen: Teilnehmer können Verbesserungen fürs nächste Jahr vorschlagen.

Extra-Tipps für einen entspannten Ablauf

  • Nutzt digitale Tools zur Spielplanverwaltung.
  • Denkt an eine Turnierleitung, die zentrale Anlaufstelle für Teams und Helfer:innen ist.
  • Stellt einen Zeitpuffer zwischen den Spielen.

Ein gutes Vorbereitungsturnier ist mehr als nur ein sportlicher Wettkampf. Es fördert den Teamgeist, stärkt die Community und bringt Menschen aus verschiedenen Ligen zusammen. Mit dieser Checkliste wird euer Vorbereitungsturnier ein voller Erfolg. Viel Spaß bei der Planung und Durchführung!