Ein Gastbeitrag von Philipp Tramm – Sportmarketing

Samstag, 14. Oktober 2017, 19:03 Uhr, Sporthalle Zeven:

„Licht aus!“ – der Puls steigt…

„Tür zu!“ – hoffentlich klappt alles wie geplant…

„dunkel!“ – Wow!

Nur mit Schwarzlichtstrahlern beleuchtet erstrahlte die etwas in die Jahre gekommene Drei-Feld-Halle in Zeven in einer bunten Farbenpracht. Genauer gesagt: Nur die Netzanlagen, Linien, Volleybälle und über 100 Jugendliche, die sich die Premiere des 1. Sound-Patrol Schwarzlicht-Cups 2017 nicht entgehen lassen wollten. Einen ganzen Abend lang konnten die begeisterten Teilnehmer die schönste Sportart der Welt unter dem Motto „Licht aus, Tür zu, dunkel!“ in einem ganz neuen Licht erleben.

Das Foto zeigt Philipp Tramm. Organisator des Schwarzlicht Cups

Gastautor Philipp Tramm verät euch Details wie er mit seinem Team den Schwarzlichtcup organisiert hat.

Doch wie kam es eigentlich dazu? Welche Hürden mussten bis zum ersten Aufschlag in fast völliger Dunkelheit genommen werden und was sollte man bei der Organisation eines Schwarzlicht-Cups alles berücksichtigen? Einen kleinen Einblick hinter die Kulissen des 1. Sound-Patrol Schwarzlicht-Cups gebe ich euch gerne in diesem Beitrag. Vielen Dank dafür auch an VolleyballFreak Steffen!

Zeit, dass sich was dreht!“

(…) wer sich jetzt nicht regt, wird ewig warten.

Es gibt keine Wahl und kein zweites Mal!

Die Zeit ist bereit, nichts zu vertagen!

Mit diesen treffenden Zeilen von Herbert Grönemeyer wird beim Nordwestdeutschen Volleyball-Verband im Jahr 2016 das Projekt Nachwuchsgewinnung ausgerufen.

Für mich als umtriebigem „Volleyballfreak“ und damaligem Sportmanagement-Studenten war das der perfekte Anlass, über die Nachwuchsarbeit im Umfeld „meiner“ Volleyballabteilung des TuS Zeven nachzudenken und Ideen in einem Nachwuchs-Konzept zu bündeln.

Die Nachwuchsgewinnung und -bindung kann man insbesondere auf zwei Ebenen betrachten: Zum Einen sollen Kinder und Jugendliche zum Volleyballspielen bewegt werden, zum Anderen wird vielerorts auch auf ehrenamtlicher Ebene händeringend nach frischem Blut und jungen Ideen gesucht.

Das Foto zeigt das Orgateam während des Schwarzlich-Cups bei der Arbeit.

Das Orgateam bei der Arbeit während des Schwarzlicht-Cup – (Foto: Bent Focken)

Aus dem Versuch, beide Ebenen miteinander zu verbinden, entstand schließlich das Konzept zum Schwarzlicht-Cup: Mit dem innovativen Eventformat soll eine junge Zielgruppe angesprochen und für die Sportart Volleyball begeistert werden. Die Organisation sollte ebenfalls von Jugendlichen übernommen werden, die dabei ihre eigenen Ideen umsetzen und mit einem projektorientierten und zeitlich begrenzten Engagement an die ehrenamtliche Tätigkeit im Verein herangeführt werden können.

Schnell war ein sechsköpfiges Orga-Team im Alter U27 gefunden, das sich des Projekts Schwarzlicht-Cup begeistert angenommen hat. Als „NWVV J-Team“ begaben wir uns im Januar 2017 mit Unterstützung des Landessportbundes Niedersachsen (vgl. https://www.vereinshelden.org/de/junge-vereinshelden/laeuft-bei-dir/j-team/) auf einen spannenden Weg, an dessen vorläufigem Ende eine mehr als erfolgreiche Premierenveranstaltung des Schwarzlicht-Cups auf uns wartete.

Das Foto zeigt eine Mannschafft während eines Spiel auf dem Volleyball Schwarzlicht-Cup

Die Teilnehmer haben Spaß am Volleyball im „Dunkeln“ – (Foto: Bent Focken)

Von der Idee zur Umsetzung

Bei der Organisation eines Schwarzlicht-Cups konnten wir auf keinerlei Erfahrungswerte zurückgreifen. Schließlich haben wir damit neues Terrain betreten. Welche Materialien sind geeignet, um die Halle zum Leuchten zu bringen und was kostet der Spaß? Welche Sicherheitsrisiken bestehen und wie kann man diese minimieren? Sieht man den Ball im Dunkeln überhaupt? Kann ein vernünftiger Spielfluss zustande kommen? Wie wird das Event angenommen?

Die Eckdaten

Mit vielen Fragezeichen haben wir trotzdem den Sprung ins kalte Wasser gewagt und uns der Thematik Stück für Stück angenähert.

Zunächst einmal wurden die wichtigsten Eckpunkte definiert:

  • Der Termin sollte auf jeden Fall in den dunkleren Herbst- oder Wintermonaten liegen. Unter Berücksichtigung des Rahmenspielplans sowie dem Ferienkalender konnte ein geeigneter Termin ausgewählt werden.
  • Das Volleyballspielen unter Schwarzlicht erfordert zumindest erste Erfahrungen am Ball sowie das Beherrschen der Grundtechniken. Daher wurde die Zielgruppe „Jungen und Mädchen mit erster Volleyballerfahrung im Alter von 16 bis 26 Jahren“ definiert.
  • Da der Schwarzlicht-Cup auch medial auf die Sportart Volleyball aufmerksam machen sollte, war schnell klar, dass auf jeden Fall eine Drei-Feld-Halle mit Tribüne benötigt wird, um ein echtes Event zu kreieren. Damit fiel die Wahl einer geeigneten Location nicht schwer und die Sporthalle in Zeven wurde als Schwarzlicht-Arena auserkoren.
Auf dem Foto sieht man Spieler, Volleyballfeld und das Volleyballnetz beleuchtet von Schwarzlicht.

Spieler, Volleyballfeld und das Netz sind gut erkennbar (Foto: Bent Focken)

Die Aufgabenverteilung

Mit dem ambitionierten Projekt des Schwarzlicht-Cups sind vielfältige Aufgabenbereiche verbunden, die es im Team sinnvoll nach Interessen und Kompetenzen zu verteilen galt. Dazu gehören insbesondere:

  • die Gesamtleitung,
  • Finanzierung,
  • Vermarktung (Marketing, Sponsoring, Public Relations),
  • Turnierleitung und Teilnehmermanagement,
  • Auf- und Abbau Location sowie
  • Catering.

Nachfolgend möchte ich auf einige Besonderheiten eingehen, die sich beim Schwarzlicht-Cup im Vergleich zur Organisation „normaler“ Turniere ergeben. Allgemeine Tipps und Anregungen zur Turnierorganisation findet ihr u.a. hier: https://www.volleyballfreak.de/beachen-mit-dem-volleyballfreak-2017-von-der-idee-bis-zum-turnier.html.

Materialbedarf

Ohne Schwarzlichtstrahler kein Schwarzlicht-Cup! Unser Titelsponsor, die Sound-Patrol Veranstaltungstechnik GmbH aus Rotenburg, hat uns im Bereich der technischen Ausstattung optimal unterstützt und stand uns in diesem Bereich als kompetenter Ansprechpartner stets zur Seite. Mit einem Probeaufbau einige Monate vor dem eigentlichen Moment konnten die optimale Aufstellung der Strahler in der Halle sowie der Verlauf der Kabelwege vorab getestet werden. Außerdem konnten dabei verschiedene fluoreszierende Klebebänder auf Ablösbarkeit und Haftung auf Hallenboden, Netzober- und -unterkanten sowie Pfosten getestet werden. Kenntlich zu machen sind auf jeden Fall Kabelwege in der Halle sowie Ausgänge und ggf. Treppenstufen auf der Tribüne. Sämtliche Stolperfallen wie Rucksäcke, Bänke, Getränke, etc. sollten aus Sicherheitsgründen aus der dunklen Halle verbannt werden und stattdessen in Nebenräumen oder Kabinen gelagert werden. Schließlich ist der intensive Kontakt zu Hausmeistern unerlässlich, um einen reibungslosen Ablauf der Veranstaltung zu gewährleisten.

Der besondere visuelle Charakter eines Schwarzlicht-Cups ermöglicht es, mit unterschiedlichsten Hilfsmitteln die Sporthalle individuell zu gestalten und auch für das Auge des Zuschauers noch attraktiver zu gestalten. Neon-Acrylfarben, Girlanden und Knicklichter sind nur einige Beispiele, um der Location tolle visuelle Effekte hinzuzufügen. Der Kreativität sind hier keine Grenzen gesetzt.

Für den eigentlichen Spielbetrieb sind fluoreszierende Volleybälle sowie Shirts für die Sportler und das Orga-Team erforderlich.

Auf dem Foto sieht man das Catering auf dem Schwarzlicht Cup

Sieht lecker aus – das Catering beim Schwarzlicht Cup (Foto: Bent Focken)

Finanzierung

Das Eventformat Schwarzlicht-Cup ist mit einem hohen Materialaufwand verbunden. Je nach Größe der Veranstaltung und Anzahl der genutzten Felder ist es ratsam, Unterstützer zu akquirieren. Von zentraler Bedeutung ist vor allem ein Partner aus dem Bereich Veranstaltungstechnik.

Mögliche Finanzierungsquellen sind – wie bei jedem anderen Turnier auch – insbesondere Eigenmittel, Spenden, Sponsoring (Geschäft Leistung – Gegenleistung!!!), Zuschüsse, Stiftungsgelder und weitere.

Spielbetrieb und Teilnehmer

Da das Spielerlebnis und die Wahrnehmung beim Spiel unter Schwarzlicht ganz anders sind als im normalen Spielbetrieb sollte umfassend auf sicherheitsrelevante Verhaltens- und Spielregeln hingewiesen werden – sowohl vor Ort durch Ansagen und Aushänge als auch in Teilnahmebedingungen o.ä. Die konsequente Kommunikation mit den Teilnehmenden ist unabdingbar, um Unfälle und Verletzungen zu vermeiden.

265 Tage Vollgas

Nach 265 Tagen und unzähligen Stunden der Sponsorenakquise, Bearbeitung von Anmeldungen, Materialbestellungen, Schreiben von Pressemitteilungen, Aufsetzen einer Homepage, Social Media Kommunikation, Erstellen von Spielplänen, des Aufbaus und vielem mehr war es dann am 14. Oktober 2017 endlich soweit. Der 1. Sound-Patrol Schwarzlicht-Cup stand endlich in den Startlöchern. Mit über 100 teilnehmenden Jugendlichen, zahlreichen Zuschauern, tollen Partnern und Sponsoren sowie einem überregionalen, bundesweiten Medienecho war die Resonanz einfach überwältigend.

Das Foto zeigt eine Volleyballmannschaft auf dem Schwarzlicht Cup.

Ein Team feiert den Punkt auf dem Volleyball Schwarzlicht Cup – (Foto: Bent Focken)

Fortsetzung folgt

Das schreit natürlich nach einer Fortsetzung! Die Vorbereitungen für den 2. Sound-Patrol Schwarzlicht-Cup 2018 laufen bereits auf Hochtouren. Am Samstag, 13. Oktober 2018 gehen wir in die nächste Runde. Neben dem Turnier für alle zwischen 16 und 26 Jahren wird es in diesem Jahr auch ein Angebot für MixedTeams Ü170 geben. Alle Informationen zu den Turnieren sowie zur Anmeldung stehen unter www.schwarzlicht-cup.de sowie auf Facebook unter https://www.facebook.com/schwarzlichtcup/ bereit.

Interesse, einen eigenen Schwarzlicht-Cup zu organisieren?

Gerne unterstütze ich euch dabei, einen eigenen Schwarzlicht-Cup in eurem Verein umzusetzen und stehe für Fragen, Anregungen und eine Zusammenarbeit unter philipptramm@gmail.com

gerne zur Verfügung.

Philipp Tramm – Sportmarketing

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